この記事では、「登録支援機関」をテーマに役割や要件、支援業務の内容について解説していきます。登録支援機関を選ぶ際のポイントについても触れていますので、特定技能外国人の雇用をご検討中の受け入れ企業様はぜひ最後までご覧ください。
YouTubeでも解説しておりますので、ぜひあわせてご覧ください！
登録支援機関とは？
特定技能制度では、特定技能外国人を雇用する受け入れ企業は、1号特定技能外国人が安定的かつ円滑に活動していくための職業生活上、日常生活上、または社会生活上の支援を実施しなければならないとされています。（参考：出入国在留管理庁「1号特定技能外国人に関する運用要領」P4）
また、この支援に関しては、「支援計画」を策定し、出入国在留管理庁へ提出すると同時に、入社後に認定を受けた「支援計画」に基づいて適切に実施していく必要があります。
「登録支援機関」は、この受け入れ企業に代わり、特定技能外国人への「支援計画の策定」のサポートや「支援計画に基づいた支援の実施」を代理で行う機関です。
登録支援機関に関わる相関図に関しては以下の図の通りです。
また、受け入れ企業は、必要に応じて出入国在留管理庁へ「定期届出」や「随時届出」という報告をすることが求められ、届出の不履行や虚偽などという違反が発覚した場合は、指導・罰則の対象となってしまいます。
支援の内容や計画の作成など、必要な知識のキャッチアップ及び支援の実施工数が発生してくるため、受け入れ企業が自社で支援をするのが難しいこともあります。こういった場合に、登録支援機関へ支援業務を委託することでスムーズな特定技能外国人の受け入れが可能になるのです。
登録支援機関の役割については弊社YouTubeでも解説しておりますので、併せてご覧ください。
また、特定技能外国人の受け入れについて一から知りたい！という方はこちらの記事もご覧ください。
▶在留資格「特定技能」とは？技能実習との違いも含めてわかりやすく解説！
登録支援機関の要件
登録支援機関は出入国在留管理庁による許可・登録が必要ですが、具体的にはどのような要件が設けられているのでしょうか？
ざっくりと、登録を受けるための基準は以下の2点になってきます。（参考：外務省｜「登録支援機関について」）
①機関自体が適切（例：5年以内に出入国・労働法令違反がない等）
②外国人を支援する体制あり（例：外国人が理解できる言語で支援できる）
具体的には、以下のような項目が登録支援機関になる際に求められる要件となっております。
- 支援責任者及び1名以上の支援担当者（常勤）を選任していること（兼任も可）
- 以下のいずれに該当すること
登録支援機関になろうとする個人または団体が、
- 2年以内に中長期滞在者（就労資格に限る）の受け入れ実績があること
- 2年以内に報酬を得る目的で、業として、外国人に関する各種相談業務に従事した経験を有すること（※個人の場合の要件で法人は対象外）
- 選任された支援担当者が、過去5年間に2年以上中長期滞在者（就労資格に限る）の 生活相談業務に従事した経験を有すること
- 上記の他、これらと同程度に支援業務を適正に実施できると認められていること
- 外国人が十分理解できる言語で情報提供等の支援を実施することができる体制を有していること
- 1年以内に責めに帰すべき事由により、特定技能外国人または技能実習生の行方不明者を発生させていないこと
- 支援の費用を直接又は間接的に外国人本人に負担させないこと
外国人材受け入れの生活相談実績など、一定のノウハウを有する団体に許可されるようになっていることが伺えます。
また、登録申請をしても申請書もしくは、添付書類のうちの重要事項について虚偽の記載がある、または重要な事実が欠けている、以下の拒否事由①～⑬のいずれかに該当するときには登録を拒否されてしまいます。
①関係法律による刑罰に処せられ、その執行を終わり又は執行を受けることがなくなった日から5年を経過しない者
②心身の故障により支援業務を適正に行うことができない者、破産手続開始の決定を受けて復権を得ない者等
③ 登録支援機関としての登録を取り消された日から5年を経過しない者（取り消された法人の役員であった者を含む）
④登録の申請の日前5年以内に出入国又は労働に関する法令に関し不正又は著しく不当な行為をした者
⑤暴力団員等暴力団排除の観点から定める事由に該当する者
⑥受入れ機関や技能実習制度における実習実施者等であった場合において、過去1年間に自らの責めに帰すべき事由により 行方不明者を発生させている者
⑦支援責任者及び支援担当者が選任されていない者（支援責任者と支援担当者との兼任は可）
⑧次のいずれにも該当しない者
ア．過去2年間に中長期在留者の受入れ又は管理を適正に行った実績がある者であること
イ．過去2年間に報酬を得る目的で業として本邦在留外国人に関する各種相談業務に従事した経験を有する者であること
ウ．支援責任者及び支援担当者が過去5年間に2年以上中長期在留者の生活相談業務に従事した一定の経験を有する者であること
エ．ア～ウと同程度に支援業務を適正に実施することができる者であること
⑨外国人が十分理解できる言語による情報提供・相談等の支援を実施することができる体制を有していない者
⑩支援業務の実施状況に係る文書を作成し、雇用契約終了日から1年以上備え置かない者
⑪支援責任者又は支援担当者が一定の前科がある等の欠格事由に該当する者
⑫支援に要する費用を、直接又は間接に外国人に負担させる者
⑬支援委託契約を締結するに当たり、受入れ機関に対し、支援に要する費用の額及び内訳を示さない者
登録支援機関の役割・義務
登録支援機関の義務は大まかに言うと以下の2つです。（参考：外務省｜「登録支援機関について」）
①外国人への支援を適切に実施
②出入国在留管理庁への各種届出
この義務を怠った場合は、登録支援機関としての許可が取り消しになります。
役割は、先述の通りですが、受け入れ企業に代わり、「支援計画に基づいた支援の実施」を行うことが主な役割です。
また、支援計画の策定に関しては、直接登録支援機関が作成することはできませんが、作成の為のアドバイスなどのサポートも登録支援機関の役割です。
さらに、在留資格申請は入管で定められた様式を作成したり、必要書類を抜け漏れなく回収したり等、かなり煩雑かつ複雑になっており（参考：出入国在留管理庁「在留資格「特定技能」に関する参考様式（新様式）」）、全てを受け入れ企業で行うのは困難なため、それらの代行・サポートなどを行ってくれる登録支援機関も多くあります。
外国人への支援に関しては、あくまで1号特定技能に対してのみであり、2号特定技能に関しては義務ではありません。
具体的な支援内容
それでは、1号特定外国人への「支援」とは何でしょうか？ここからは具体的な支援内容について見ていきます。
出入国在留管理庁の特定技能外国人受入れに関する運用要領によると、受け入れた1号特定技能外国人に対して実施しなければならない支援業務内容は以下の9つです。
- 事前ガイダンスに関する事項
- 空港等への出迎え及び見送りに関する事項
- 住居の確保及び生活に必要な契約に関する事項
- 生活オリエンテーションに関する事項
- 日本語習得支援に関する事項
- 相談等に関する事項
- 日本人との交流促進に関する管理簿
- 転職支援に関する事項
- 定期的な面談に関する事項
この9項目の各支援の中身には、必ず実施しなければならない「義務的支援」と実施が望ましいとされる「任意的支援」の2つの種類が存在します。文字通り、「任意的支援」に関しては、実施しなくても問題ありませんが、義務的支援に関しては、全てを実施していないと、適正に支援をしていないとして罰則の対象となります。
9の支援項目を1つずつ個別に「義務的支援」と「任意的支援」を詳しく見ていきましょう。
事前ガイダンスの実施
事前ガイダンスとは、
1号特定技能外国人を採用する際、在留資格認定証明書の交付（変更）申請前に、対面もしくはテレビ電話等により、外国人が十分に理解できる言語で以下の事項の情報提供をすることです。
以下の表の義務的支援が必ず説明、情報提供をしなくてはならないこと、任意的支援が説明をすることが望ましい内容です。
このガイダンスは、メールや文章の送信のみで済ますことはできず、目安として1～3時間程度の時間をかけて実施することが求められています。技能実習生から特定技能へ移行される方に関しては、多少時間を短縮することも可能ですが、1時間未満で終わらせることは認められていません。
出入国送迎の支援
出入国する際の送迎に関する具体的な支援内容は以下の通りです。
なお、送迎に要する費用に関しては、義務的支援に要する費用として特定技能所属機関等が負担し、本人に負担させてはならないとなっています。
また、あくまで出入国時の送迎が対象となっているため、一時帰国の際の出入国は送迎義務はありません。（本人が一人で空港等へいけない場合は、支援を実施する必要があります。）
住宅確保や生活に必要な契約のサポート
住居確保や生活に必要な契約を結ぶために、以下のような支援も実施する必要があります。
適切な住居確保に係る支援
特定技能外国人の住居に関しては、状況に応じた適切な支援を個別に実施しなければなりません。また、一人当たりの居室の広さは、7.5㎡以上と定められていますので、物件探しをする際には気をつけましょう。
生活に必要な契約に係る支援
こちらの義務的支援は、金融機関における預金口座開設や携帯電話の契約、電気・ガス・水道等の契約について、外国人に必要書類の提供や窓口案内、窓口への同行といった各手続きの補助を実施する必要があります。
任意的支援は、生活に必要な各種契約に関して、契約の途中において、契約途中で契約内容の変更や解約を行う場合、各手続きが円滑に行われるよう、必要書類の提供や窓口への案内、必要に応じて窓口への同行など、各種手続きの補助を行うことが望まれています。
生活オリエンテーションの実施
外国人が日本での生活を円滑に行うために、以下の情報を提供する生活オリエンテーションを入国後遅滞なく実施する必要があります。
実施方法としては、テレビ電話やDVD等の動画視聴でも問題ありませんが、1号特定技能外国人が十分に理解できる言語で実施する必要があります。
また、実施時間に関して、標準的な目安は8時間程度となっています。技能実習2号や留学生から移行する方に関しては、日本での生活環境に対して理解がありますが、4時間に満たない場合は、生活オリエンテーションを適切に実施していないとみなされます。（1号特定技能外国人が転職に伴い異なる受入機関へ変更した際にも実施する必要があります。）
なお、生活オリエンテーションは義務的支援のみとなっています。
日本語学習の機会提供
日本語を学習する機会の提供も支援内容に含まれています。
日本語習得は継続的な学習により促進されるものであるため、1号特定技能外国人 の日本語の習得状況に応じた適切かつ継続的な学習の機会を提供していくことが必要とされています。
この支援に関しては、あくまで情報提供のみですが、情報提供をするにあたって発生した費用は受け入れ企業の負担となります。また、いずれの場合においても、過度な学習費用が特定技能外国人本人に発生しないように留意する必要があります。
相談・苦情対応
相談又は苦情への対応に関する支援内容は以下の通りです。
相談及び苦情の対応に当たっては、個人情報の保護に努めるとともに、1号特定技能外国人が相談の内容を理由に職場での待遇等に不当な扱いがなされないように、最新の注意を払う必要があります。
対応は、特定技能外国人の勤務形態に合わせて、1週間当たり勤務日 に3日以上、休日に1日以上対応し、相談しやすい就業時間外（夜間）などにも対応で きることが求められます（相談・苦情はいつ寄せられるか分からないことから、相談・苦情専用のメールアドレスの設置などにより可能な限り休日や夜間においても対応可能な 体制を整えていること、また、事故の発生等緊急時の連絡先を設け、基本的にいつでも 連絡が受けられる体制を構築することが望まれます）。
さらに、相談及び苦情の対応を行った場合は、相談記録書に記録を残すことも求められています。さらに、相談の結果、関係行政機関へ通報を行った場合は、別途支援実施状況に係る届出書にもその旨記録をとっておく必要がある点は留意しておきましょう。
日本人との交流促進
日本人との交流促進も受け入れ企業は支援しなければなりません。
義務的支援については、情報の提供だけでなく、参加手続きのサポートなども含まれています。
転職支援
外国人の責めに帰すべき事由によらない（受け入れ側の都合）で、特定技能雇用契約を解除する場合は、以下の支援を実施しなければなりません。
本支援は義務的支援のみで、可能な限り次の受け入れ先が決まるまで継続することが求められています。
定期的面談・行政機関への通報
外国人の労働・生活状況の把握のために、定期的な面談の実施等も求められます。
特定技能外国人と監督する立場にある者との三者面談を3ヶ月に1回以上の頻度で実施する必要があります。
また、面談は、直接対面で実施することが求められている点は留意しましょう。
登録支援機関なしでも特定技能外国人を受け入れ可能？
1号特定技能外国人を雇用する際は、受け入れ企業は支援を行う必要があり、それを登録支援機関に委託することが可能なのはご理解いただけたと思います。
では、この支援を登録支援機関に委託せずに特定外国人を受け入れるのは可能なのでしょうか？
結論、自社の外国人労働者の受け入れ実績によって可否が異なるので、それらを見ていきましょう。
すべての支援を必ず委託する場合
以下の2点を満たしていない場合は、すべての支援を登録支援機関に委託しなければなりません。
- 直近2年で外国人労働者(中長期滞在者)の受け入れ実績がない
- 直近2年で外国人労働者(中長期滞在者)への生活相談に従事した職員がいない
つまり、「初めて外国人労働者を受け入れる」という企業は、必ず登録支援機関へ委託しなければなりません。
また、上記の要件を満たした上で、先にあげた「義務的支援の実施体制がしっかりと整っているか」に関しても、支援計画申請時に入管からしっかりと審査されることとなります。
外国人労働者に対して、日常や業務に関する支援を行うには、母国語などで説明する語学力なども含め、ある程度の知識や経験が必要です。そのため、それらのスキルがある社員を確保できる企業が少ないのが現状ではないでしょうか。
委託するかどうか選べる場合
登録支援機関を利用せず、自社で1号特定技能外国人の支援を実施できるケースは、前述の2点の要件に加え、支援実施体制・計画づくりといった条件をクリアできる場合です。
外国人労働者の受け入れ実績があり、支援責任者（担当者）が社内におり、ルールに基づき支援計画の作成から実施までの支援体制が整っている企業は、自社で支援を行うか委託するかを選択することが可能です。
一方で、「上記の要件を満たしているが、全ての義務的支援を実施するための社内リソースがない」という企業に関しては、一部の支援業務のみを切り離して登録支援機関へ委託することも可能です。しかし、この場合は、支援計画の中での委託範囲を明らかにしておく必要があります。
いずれにせよ、自社で支援を実施するとなると、書類の作成や特定技能制度における知識のインプット、母国語での支援体制構築など、かなりの工数や負担がかかってきますので、登録支援機関を活用している企業が多くなっています。
支援の内製化はおすすめしない
特定技能外国人の支援について、登録支援機関を活用されている企業が多い現状ですが、自社で支援業務を実施することは現実的にどうなのか？という点について見ていきたいと思います。
自社で支援業務をする場合、大まかに言うと以下の3つの課題やリスクが出てくるでしょう。
①準備のための時間がかかる
②言語対応できる人を用意する人的コストがかかる
③法令違反リスクがある
④人材確保に苦戦する可能性がある
先述の通り、自社で支援をするためには、実績や社内体制の準備などの時間とコストがかかります（①②）。また、特定外国人の雇用にあたっては、支援と併せて様々なルールが法的に定められており、これらに違反すると罰則の対象となるリスクがあり（③）ます。
また、見落としがちなリスクとしては上記の④で、特定技能外国人の雇用を増やしたり、退職者の穴埋めをする場合に、特定技能外国人材の確保に苦戦する可能性があることです。
特定技能外国人の募集を人材紹介会社などに依存をしている場合、その人材紹介会社は登録支援機関を兼ねていることが多く、外国人の紹介だけでなく支援業務も併せて委託をしてくれる企業に優先的に人材を紹介します。
これは、特定技能外国人の紹介単価が日本人と比べても安価だという点からも伺えます。紹介の報酬だけでは紹介会社の利幅が小さくうまみが少ないため、より多くの支援委託を請け負いたいと考えるのが一般的です。
例えば、年間通して数十～数百名の1号特定外国人を採用しているような大手企業などであれば、人材紹介会社も紹介のみでもその企業とお付き合いをするメリットはありますが、年間数名程度の採用であれば人材紹介会社も紹介のみはメリットが少なく優先的に人材を紹介してくれるのは難しいでしょう。
また、より多くの特定技能外国人を獲得するには、様々な国籍の外国人の雇用を考える必要がでてくるでしょう。多国籍の人材を支援するため、言語の面で、多くのスタッフを揃える必要があり、結果的に人件費が重たくなってしまうなどのリスクも考えられるでしょう。
これについては、弊社YouTubeでも解説しておりますので是非ご覧ください。
自社での募集機能及び多言語対応が可能な社内体制が構築できるのであれば、こういったリスクは回避することができますが、コストや工数を考えるとここまでできる企業はごく少数なため、内製化はあまりおすすめはできません。
登録支援機関に委託するメリット
特定技能外国人の支援内製化はあまりおすすめできないのは前述の通りですが、一方で登録支援機関に支援委託するメリットは何なのでしょうか？
登録支援機関に支援を委託するメリットは大きく3つあります。
人材の募集
人材紹介会社を通じて特定技能外国人の募集を行っている場合、その紹介会社に支援業務を併せて委託することで、優先的に多くの特定技能人材を紹介してくれるメリットがあります。
特定外国人は右肩上がりで増加をしています。彼らは即戦力が基準と言われてはいますが、経験や日本語レベルが乏しい外国人も多くいるのが事実です。
そのため、経験が豊富・日本語レベルが高い特定技能外国人を優先的に紹介してもらうことは、外国人の雇用拡大を考えられている企業にとっては大きなメリットになるでしょう。
社内工数の削減
支援にかかる工数や手間を削減できるのも大きなメリットです。
教育係をつけたり、雇用契約書や業務マニュアルなどの翻訳など、外国人社員特有のフォロー業務を行いつつ、さらに来日手続きの準備や送迎、住居やライフラインの契約への同行、ガイダンスを行うのは多大な時間と労力が必要です。これらを登録支援機関に代行してもらうことは、負担や工数の大幅な軽減になります。
法令違反の未然防止
法令違反を防げるという点も見逃せません。
特定技能制度では、支援に付随して義務付けられていることが多数あり、これらを怠ると罰則の対象になります。
登録支援機関に委託をすることで、「うっかり忘れていた」などという理由で、罰則を受けることを防げます。また、何より心理的な安心感も得ることができるでしょう。
登録支援機関の選び方
それでは、登録支援機関へ支援を委託する際、どのような登録支援機関を選べばよいのでしょうか。いくつかのポイントを以下にて見ていきましょう。
サービスメニューの確認
登録支援機関の中には、彼らが行う支援やサポートなどの業務に関してしっかりとメニュー化されていないところも多くあります。このような先は登録支援機関として登録はしているが実績なども乏しく、サービスが確立されていない支援機関であることがほとんどです。
具体的にどのような業務をいくらでやってくれるのかがしっかりと提示できる登録機関を選ぶのは1つのポイントでしょう。
対応言語の確認
登録支援機関選びで重要なのは、対応可能な言語と国籍です。
特定外国人は増加傾向にあり、直近の出入国在留管理庁の発表では、以下の表の通り2023年12月末で1号特定技能外国人は208,425人となっています。
一方で、国籍別で見ると、2021年末で58.9％の割合を占めていたベトナムが2023年末では53.1％まで減少しており、インドネシアが12.5％から16.4％まで増加しております。
このように、これまで特定技能外国人はベトナム国籍が圧倒的に多かった過去から、より多国籍に変化しつつあります。
そのため、今後、特定技能外国人を雇用する場合、複数の国籍の外国人を雇用する企業も増えていくことになるでしょう。そうなった場合も考え、なるべく多国籍の外国人のサポート・支援体制がある登録支援機関を選ぶことが重要になってきます。
- 通訳スタッフの人数と対応可能な言語
- 受け入れる外国人と同様（国籍、年齢、業務内容）の実績の有無
は、必ず確認をしましょう。
費用の適正確認
支援委託の費用は登録支援機関によって様々です。特に人材紹介会社を兼ねている場合は紹介報酬は安いが月次支援の費用が高いものや、その逆など様々です。
支援委託する場合は、複数の機関に見積を依頼して費用が適正かを確認すべきでしょう。確認の際は、費用面だけでなく上記2つのポイントやコンプライアンス面でも問題がないかなども併せて確認しておくべきでしょう。
最近は人材紹介会社を兼ねている登録支援機関も増えているため、紹介報酬や条件なども含めてそれぞれが適正なのか確認を怠ると、登録支援機関選びに失敗してしまうこともあるでしょう。
一例をあげると、以下のようなものが実際にあるケースです。
- 〇〇名以上まとめて採用しなければいけない
- 都心部かつ好条件にも関わらず採用ルートが海外呼び寄せのみ
- なぜか送り出し管理費を支払っている
- 紹介料が高額
当然ですが、「1社3名以上採用しなければならない」などという制約はありませんし、送り出し管理費については技能実習と異なり、特定技能においては一切支払う義務はありません。
また、都心部で業界平均以上の報酬をお支払いできるのであれば、わざわざ時間のかかる国外呼び寄せを選択するメリットはありませんし、仮に呼び寄せる場合であったとしても航空券代金を会社負担にする必要もありません。
初めて特定外国人を雇用するなど、経験や知識が乏しいが故に、登録支援機関にいいように契約されてしまったとならないように気を付けましょう。
こちらについては、弊社YouTubeでも解説をしておりますので是非併せてご覧いただき、もし今お付き合いしている支援機関の提案内容が少しでも「おかしいな？」と思うケースがある場合は、お気軽に弊社までお問い合わせください。
登録支援機関をお探しでしたらジンザイベースにお任せください！
今回は「登録支援機関と支援」をテーマにお話してきましたが、いかがでしたか。
記事中でお伝えした通り、登録支援機関に委託する際にはしっかりと見極める必要がありますし、すでに委託している場合は委託先の登録支援機関を変更することも場合によっては必要でしょう。
弊社は、特定技能制度スタートから約500名の特定技能外国人（ベトナム・ミャンマー・インドネシア・ネパール）の支援実績があります。
また、インドネシア語、ネパール語、ミャンマー語、ベトナム語、中国語、韓国語、英語と幅広い言語での対応が可能です。
もし特定技能外国人の受け入れや委託先を変更したいという場合には、是非こちらのお問い合わせフォームからご連絡ください。
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